Telefonen kan ikke altid tages
Klienter kan finde en ledig tid online, selvom du er optaget i klinikrummet.
Booking og klinikoverblik
Booking, kalender og klientoverblik samlet ét sted
Et kliniksystem til terapeuter i Danmark, hvor klienter kan booke tid online, få automatisk e-mail og SMS-påmindelse og lande direkte i klinikkens kalender.
Produktet i brug
vilo-app.dk/klinik/overblik
Klinikoverblik
Aftaler i dag
4
Nye bookinger
10
Påmindelser sendt
2
09:00
Åben
Første samtale
Bekræftet
10:30
Åben
Samtaleforløb
Påmindelse sendt
13:15
Åben
Online booking
Afventer
Automatik
Klienten får bekræftelse og påmindelse uden manuelt arbejde.
Booket
Tidlig feedback
“Systemet er virkelig nemt at bruge og sætte op. Selvom jeg har været trofast bruger af papirkalender i over 30 år, så har det været en stor fordel at skifte over. Mine klienter er også glade for det”
Jens Enemark
Psykoterapeut og uddanner
Udfordringen
Når telefonen ringer, mens du arbejder med en klient
I en lille klinik er behandleren ofte også reception, kalenderansvarlig og økonomiafdeling. Du kan ikke altid tage telefonen, svare på beskeder eller flytte rundt på aftaler, når du er i gang med en behandling.
Vilo fjerner friktion omkring de praktiske ting: klienten kan booke selv, få en påmindelse, og klinikken får ét enkelt overblik over dagen, klienterne og betalingerne.
For nogle klienter er det også lettere at tage første skridt online. Især unge klienter eller mennesker i en sårbar situation kan opleve en digital booking som mindre udstillende end et telefonopkald.
Det første skridt kan føles sårbart
Online booking giver klienten mulighed for at vælge tid i ro, uden at skulle forklare sig i telefonen.
Bekræftelser og påmindelser sendes automatisk
Klienten får automatisk besked, når aftalen er booket, og en påmindelse før tiden.
Dagen skal være nem at overskue
Se dagens aftaler, klienter og praktiske detaljer i et roligt kalenderoverblik.
Overblik
De centrale funktioner i hverdagen
Vilo samler booking, kalender, klientoplysninger, journal, påmindelser og fakturering i arbejdsgange, der passer til mindre klinikker.
Bookingside
Klienten vælger ydelse, behandler, lokation, dato og ledig tid på en enkel bookingside.
Aftalekalender
Klinikken får et kalenderoverblik med aftalestatus, behandler, lokation og praktiske detaljer.
Klient og journal
Klientprofilen samler kontaktoplysninger, aftalehistorik og journalnoter med adgangsstyring, ændringslog og krypteret journaltekst.
Påmindelser
Klienten modtager automatisk bekræftelser og påmindelser, så aftalen følges op uden manuelle huskelister.
Fakturering
Opret fakturaer fra aftaler med nummerering, moms, betalingsfrist og PDF-download.
Klinikopsætning
Styr ydelser, åbningstider, undtagelser, lokationer, brugere, logo og bookingtekst.
Tidlig feedback
“Det var nemt at skifte til Vilo, fordi det føltes som et praktisk værktøj og ikke et tungt IT-system. Jeg fik hurtigt overblik over mine klienter og oplever fin overskuelighed og enkelthed.”
Ina Eskildsen - Terapeut
Bygget til små klinikker
Mindre friktion gennem hele forløbet
Vilo samler de opgaver, der normalt ligger spredt mellem telefonen, kalenderen, indbakken og fakturaværktøjet. Klienten kan selv finde vej til en tid, og klinikken kan følge aftalen videre i samme system.
Brug automatisk godkendte bookinger, når kalenderen skal være åben. Brug bookingforespørgsler, når du vil vurdere nye aftaler, før klienten får endelig bekræftelse.
Løsningen
Svaret på de daglige hovedpiner
De vigtigste funktioner er dem, der gør dagen lettere uden at ændre klinikkens måde at arbejde på.
Klienten kan selv booke aftaler
Klienten trykker på bookingknappen på din hjemmeside og vælger selv ydelse og ledig tid i ro.
Du kan godkende nye forespørgsler først
Slå bookinggodkendelse til, når nye aftaler ikke automatisk skal accepteres.
Dagens aftaler ligger samlet
Se hvem der kommer, hvornår de kommer, og hvilken ydelse de har valgt.
Klienten får besked automatisk
Send automatiske bekræftelser og påmindelser, så færre tider bliver glemt.
Klienthistorikken følger aftalen
Kontaktoplysninger, aftaler og journalnoter samles på klientprofilen med adgangsstyring og ændringslog.
Automatisk fakturaoprettelse
Opret fakturaer med nummerering, moms og betalingsoplysninger uden dobbeltindtastning.
Tryghed
Sikker håndtering af journal- og klientdata
Vilo er bygget til klinikker, der arbejder med følsomme oplysninger. Derfor er adgangsstyring, journaladgang, ændringslog, databehandleraftale og privatlivstekster tænkt ind, før systemet bruges med rigtige klienter.
Databehandleraftale
Der findes en dansk aftaleskabelon, så ansvaret kan afklares før drift.
Adgangsstyring
Journaladgang kan afgrænses, så behandlere kun ser det relevante.
Ændringslog
Vigtige ændringer i klienter, aftaler og journalnoter kan følges.
Offentlig bookingside
Klienter bruger klinikkens offentlige bookingside uden adgang til adminpanelet.
Spørgsmål
Ofte spurgt om Vilo
Korte svar på de spørgsmål, mindre klinikker typisk stiller, før de prøver et nyt bookingsystem.
Hvem er Vilo bygget til? +
Vilo er bygget til terapeuter, behandlere og mindre klinikker, der har brug for online booking, kalender, klientoverblik, journal og fakturering i samme system.
Kan klienter selv booke tider online? +
Ja. Klienten kan booke fra klinikkens hjemmeside, vælge ydelse, dato og ledig tid, og aftalen lander derefter i klinikkens kalender.
Understøtter Vilo flere behandlere og lokationer? +
Ja. Vilo kan håndtere flere behandlere, lokationer, ydelser og åbningstider i samme klinik.
Kan Vilo bruges til klientjournaler? +
Ja. Systemet har klientprofiler, krypterede journalnoter, adgangsstyring og ændringslog, så følsomme oplysninger håndteres mere kontrolleret.
Hvad koster Vilo lige nu? +
Kontakt om adgang, så gennemgår vi pris, opsætning og hvad der passer til din klinik, før du tager systemet i brug.
Se om Vilo passer til din klinik
Se bookingsiden i demoen, og kontakt os bagefter, hvis Vilo passer til din klinik.