Hvad kan klienten selv?
Klienten kan vælge ydelse, behandler, lokation og en tid, der faktisk er ledig. Det kan gøre det lettere at tage kontakt, når et telefonopkald føles for direkte.
Til klinikhverdagen
Booking, kalender og klientoverblik for små klinikker
Vilo hjælper dig med de praktiske ting omkring en aftale: klienten kan selv finde en ledig tid, aftalen lander i kalenderen, og journalnoter, påmindelser og betaling ligger tæt på det arbejde, du allerede gør.
vilo-app.dk/klinik/overblik
Klinikoverblik
Aftaler i dag
4
Nye bookinger
10
Påmindelser sendt
2
09:00
Åben
Første samtale
Bekræftet
10:30
Åben
Samtaleforløb
Påmindelse sendt
13:15
Åben
Online booking
Afventer
Automatik
Klienten får bekræftelse og påmindelse uden manuelt arbejde.
Booket
Før du vælger
De spørgsmål, Vilo skal kunne svare på
Vilo er lavet til hverdagen i en mindre klinik, hvor mindre tid på telefonopkald og administration giver mere ro til det vigtigste: tiden med klienten.
Hvad ser jeg i kalenderen?
Dagens aftaler vises med status, tidspunkt og de oplysninger, du skal bruge før næste klient.
Hvor ligger klientens historik?
Kontaktoplysninger, tidligere aftaler og journalnoter ligger samlet på klientens profil.
Hvordan håndteres journal?
Journalnoter knyttes til klienten, og adgangen kan afgrænses efter klinikkens behov.
Hvad med påmindelser?
Klienten kan få en e-mail før aftalen, så tiden ikke kun afhænger af egen hukommelse.
Hvad sker der bagefter?
Når aftalen er holdt, kan fakturaen oprettes direkte fra aftalen med information om klient, ydelser, moms og betalingsfrist.
Aftalens vej
Hvad sker der omkring en aftale?
En tid i kalenderen er sjældent bare en tid. Der er noget før, under og efter, som skal hænge sammen uden at fylde mere end nødvendigt.
Trin 01
Du bestemmer rammerne
Åbningstider, ydelser, priser, lokationer og behandlere sættes op på forhånd, så klienten kun møder relevante valg.
Trin 02
Klienten finder en tid
På bookingsiden kan klienten se de nødvendige detaljer og sende bookingen, når tidspunktet passer. Det giver plads til at tage første skridt uden at skulle ringe op.
Trin 03
Dagen er til at overskue
Når du åbner kalenderen, kan du se hvem der kommer, hvornår de kommer, og om noget afventer godkendelse.
Trin 04
Noterne bliver hvor de hører til
Efter aftalen kan du fortsætte på klientprofilen uden at lede efter oplysningerne.
Trin 05
Automatisk fakturaoprettelse
Fakturaen kan oprettes fra aftalens klient og ydelse, så oplysningerne ikke skal tastes igen.
Se Vilo i brug
Se de skærme, der fylder mest i hverdagen
Demoen viser bookingsiden. I en gennemgang kan vi også kigge på kalender, klientprofil, journal og fakturaer med realistiske eksempler.
Bookingside
Klienten vælger behandler, lokation, ydelse og ledig tid på klinikkens egen bookingside.
Kalender
Ugen vises med bekræftede, afventende og aflyste aftaler på tværs af behandlere og tider.
Klientprofil
Klientens kontaktdata, aftaleoverblik, journalnoter, aftaler og fakturaer ligger på samme side.
Faktura
Fakturaen samler klient, aftale, linjer, moms, total og PDF-download.
“Systemet er virkelig nemt at bruge og sætte op. Selvom jeg har været trofast bruger af papirkalender i over 30 år, så har det været en stor fordel at skifte over. Mine klienter er også glade for det.”
“Det var nemt at skifte til Vilo, fordi det føltes som et praktisk værktøj og ikke et tungt IT-system. Jeg fik hurtigt overblik over mine klienter og oplever fin overskuelighed og enkelthed.”
Tryghed
Journalnoter og klientdata kræver ro i maven
Vilo er lavet til følsomme oplysninger. Derfor er adgang, ændringslog og dansk databehandleraftale en del af samtalen, før klinikken tager Vilo i brug med rigtige klienter.
Databehandleraftale
Der findes en dansk aftaleskabelon, så ansvaret kan afklares før opstart.
Adgang til journal
Journaladgang kan afgrænses, så behandlere kun ser det, de skal bruge.
Ændringslog
Vigtige ændringer i klienter, aftaler og journalnoter kan følges.
Offentlig bookingside
Klienter kan booke tid uden adgang til klinikkens interne sider.
Start med at se bookingsiden
Prøv Vilo som klient først. Hvis det passer til din klinik, kan vi gennemgå hverdagen bag aftalen bagefter.